22 abril, 2013

COMO ACTUAR EN EL PRIMER ENCUENTRO CON TU AGENTE COMERCIAL

Nueve consejos para tu primera reunión cara a cara


Enhorabuena, tu proyecto de búsqueda y selección de agente comercial sigue adelante. 

Tras los descartes iniciales, desacuerdos sobre aspectos importantes o simple "espantada" del agente ya tienes claro con qué agentes comerciales vas a reunirte para avanzar o incluso cerrar, aunque sea verbalmente todavía, el acuerdo de agencia.

Tras las presentaciones iniciales y el intercambio de información por teléfono y mail llega el momento, fundamental, de la primera reunión cara a cara. 

Yo recomiendo por defecto visitar al agente en destino, lo más cerca de su ámbito geográfico de actuación; próximamente te explicaré las razones.

Llegados a este punto es el momento de saber cómo afrontar una reunión de estas características y conocer algunas técnicas para estas reuniones:




1- Planifica:
Fija un horario adecuado que te permita llegar al lugar convenido sin prisas y asigna tiempo suficiente para la reunión. En general suelen tender a durar más de lo previsto que al revés. En mi experiencia entre dos y tres horas suele ser lo habitual para una primera toma de contacto. Esto significa que más de tres reuniones diarias, sobre todo si hay desplazamientos entre medias, es contraproducente.

2- Sé puntual:
Es vital no dar mala una primera, mala, impresión antes siquiera de veros. Si es un imponderable llama al agente avisándole inmediatamente y retrasa con margen suficiente la nueva hora. "Llego en diez minutos" es casi una garantía de llegar tarde por segunda vez; a menos que casi literalmente ya estés viendo al agente.

3- Naturalidad al hablar:
Normalmente la reunión se desarrollará en un idioma que no es el castellano. Más allá del dominio que tengas del idioma que vayas a utilizar con tu agente, reduce la velocidad, no hace falta ir deprisa. Pronuncia correctamente y con la mayor claridad posible. No tengas reparo en preguntar si no has entendido o en asegurarte de los puntos o conclusiones fundamentales. En líneas generales intenta ser lo más comunicativo posible. Ten en cuenta que especialmente si la conversación se desarrolla en el idioma nativo del agente, éste de por sí valorará tu esfuerzo y lo que digas, muy por encima del cómo lo dices y de lo marcado que pueda ser tu acento extranjero.

4- Vocabulario:
Intenta preparar previamente a la reunión las traducciones de los términos técnicos más comunes. No hacerlo puede lastrar toda la reunión. En este sentido salvo que estés muy seguro elude e intenta evitar que el agente utilice cualquier tipo de jerga.

5- Cede la palabra:
Deja que haya turnos al hablar y preguntar. No se trata de que tu lleves el hilo conductor de la conversación y de que seas tú quien haga todas las preguntas. Al revés, deja que el agente te haga dos por cada una tuya, técnica que te permitirá valorar la calidad e interés de éste.
Debe haber intercambio de información, no monopolices la reunión para soltar tu "discursito"

6- Cuida el tipo de preguntas:
Evita las preguntas excesivamente genéricas como "¿qué te parece nuestra propuesta de agencia"?;  las preguntas dobles del tipo , "¿prefieres más comisión o algún tipo de prima por volumen de ventas?"; o peor aún preguntas tendenciosas con carácter negativo "¿no te convence nuestra propuesta"? Conseguirás tensar y alargar la conversación innecesariamente y probablemente no recibas respuestas claras y definidas.

7- Escribe antes y después:
Prepara los puntos fundamentales de la reunión previamente. Define la información imprescindible que pretendes obtener al salir de ella. Normalmente no deben ser excesivos temas, ten en cuenta que salvo si ya los has tratado con el agente previamente es probable que esta primera toma de contacto no los tratéis en profundidad y que queden cabos sueltos. En todo caso puedes hacerte una copia en el teléfono móvil y revisarla en algún descanso fingiendo leer correo electrónico.
Te desaconsejo totalmente tomar nota durante la reunión, el agente se sentirá examinado. Sin embargo es muy apropiado llevar papel y boli para poder llegada la necesidad hacer cualquier esquema, dibujo, etc, etc.

8- Humor:
A evitar. Los chistes y chascarrillos no son apropiados en una primera reunión con quien puede ser un colaborador de máximo nivel. Ya habrá tiempo, quizás al final de la reunión, quizás cualquier otro día.  Por el contrario sonreír y mantener una actitud cordial en todo momento te llevarán muy lejos.

9- Etiqueta:
Revisa la etiqueta en reuniones de negocios del país del agente. Los agentes suelen tener un punto de informalidad y por lo general tratan de eludir la corbata. En todo caso con traje y corbata para hombre, y el homólogo para las mujeres, no te equivocas. Siempre podrás quitarte la chaqueta más adelante para quitarte algo de formalidad.


Como conclusión debes entender que se trata de una reunión de trabajo: habrá presentaciones, negociación de términos de colaboración y venta. Subrayo ésto último: no olvides que actualmente el agente tiene muchas propuestas de colaboración, por lo tanto bajo la apariencia de reunión de toma de contacto más o menos informal, tu objetivo último debe ser vender el proyecto de agencia comercial de tu empresa. De hecho es posible que se trate de la primera y más importante venta que hagas en el mercado en el que quieres colaborar con el agente comercial.

¿ Cuál ha sido tu experiencia en este tipo de reuniones? ¿Alguna recomendación o anécdota que se pueda compartir?



Artículos relacionados: